Jäsenrekisterin tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Helsingin yliopiston dosenttiyhdistys – Docentföreningen vid Helsingfors universitet ry

Ajantasaiset yhteystiedot löytyvät yhdistyksen verkkosivuilta. Henkilötietojen käsittelystä vastaa yhdistyksen taloudenhoitaja.

Rekisterin nimi, sisältö ja käyttötarkoitus

HYDY pitää jäsenistöstään jäsenrekisteriä, johon kootaan jäsenten oman ilmoituksen perusteella seuraavat tiedot:

  • Nimitiedot: sukunimi ja etunimet
  • Osoitetiedot: postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Dosentuurin tiedot: ala, myöntövuosi ja tiedekunta
  • Työnantaja

Jäsenluettelon pitämisestä on säädetty yhdistyslain 11 §:ssä. Nimi- ja osoitetietoja käytetään normaaliin yhteydenpitoon, rekisteriin ilmoitettuja dosentuuri- ja työnantajatietoja puolestaan voidaan käyttää tilastointiin yhdistyksen edunvalvonnan ja muun toiminnan suunnittelun tukena.

Tietojen käsittelyn ja luovutuksen periaatteet

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle ilman viranomaismääräystä tai asianomaisen henkilön suostumusta.

Rekisteriä pidämme Vitec Avoine oy:n Yhdistysavain-palvelussa, jossa niitä voivat käsitellä vain yhdistyksen jäsenasioita hoitavat toimihenkilöt. Vitec Avoine oy vastaa palvelintensa ja järjestelmiensä asianmukaisesta suojaamisesta.

Tietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja korkeintaan kaksi vuotta sen päättymisestä. Tätä kirjoitettaessa voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti jäsenrekisteriin kirjatulla on oikeus

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa ne
  • vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • vaatia tietojensa poistamista (mikä samalla tarkoittaa yhdistyksestä eroamista)
  • peruuttaa suostumuksen ja vastustaa muiden kuin jäsenyyden kannalta välttämättömien tietojen käsittelyä

Näitä oikeuksia koskevat pyynnöt pyydämme esittämään yhdistyksen taloudenhoitajalle.

(Viimeksi päivitetty 10.9.2021)